MENGETAHUI FITUR ERP/ODOO PER MODUL DAN KELEMAHAN JIKA TIDAK MENGGUNAKAN ERP SERTA KEKURANGAN DARI APLIKASI KOMPUTER NON ERP.
#Firdaus Rohmah Alamudi #4420210026 #APSI5 #TeknikIndustriUniversitasPancasila #Dr. Ir. Agung Terminanto, MBA. IPM
ERP
(Enterprise Resource Planning System) merupakan sebuah sistem yang
digunakan untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu
berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk
melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan. ERP berfungsi untuk
memberikan standarisasi, menyederhanakan, dan mengintegrasi proses bisnis
dengan beragam sumber daya manusia, sumber keuangan, hingga distribusinya.
Sistem
ERP (Enterprise Resource Planning) ini dikembangkan untuk menggantikan
sistem-sistem yang terpisah tersebut menjadi terintegrasi sehingga
pengelolaannya lebih efektif dan efisien. Hal itu membuat sistem ERP ini sangat
baik jika diterapkan oleh perusahaan-perusahaan sehingga perusahaan tersebut
dapat lebih tersistem dan terkontrol.
ERP
merupakan aset bagi banyak organisasi maupun perusahaan karena ERP membuat
bisnis menjadi berjalan lebih lancar, mengotomatiskan proses, dan tindakan lain
yang diperlukan oleh bisnis atau perusahaan. Berikut merupakan kelemahan dan
kekurangan jika tidak mengimplementasikan sistem ERP, yaitu :
1. Proses
Bisnis menjadi tidak efisien, yaitu semua informasi masih disimpan dalam
database yang berbeda sehingga informasi tersebut dapat digandakan dan ada
risiko tinggi bahwa informasi tersebut mungkin bukan versi terbaru.
2. Informasi
jadi tidak terintegrasi di semua departemen, perusahaan digunakan untuk
menyimpan informasi di databse setiap departemen sehingga informasi hanya akan
dibagikan dalam departemen tertentu dimana bila departemen lain ingin
mendapatkan data atau informasi, mereka harus bertanya kepada manajer
departemen masing-masing untuk mengakses informasi tersebut.
3. Pelaporan
dan Perencanaan menjadi tidak tertata, sehingga perusahaan belum memiliki satu
sistem pelaporan terpadu untuk setiap proses.
4. Visibilitas
yang belum jelas, tidak adanya akses total ke setiap proses penting/utama dalam
bisnis sehinga tidak memungkinkan data dapat diakses dari setiap departemen ke
manajemen.
Sistem
ERP memiliki modul-modul yang dapat mendukung
berbagai proses standar. Salah satu beberapa fitur modul pada Odoo ERP, antara lain:
1. Modul Purchase pada
Odoo ERP
Pada modul purchase terdapat beberapa fitur yang
terdapat didalam nya, berikut fitur pada modul purchase :
a. Products
- - Reordering Rules, fitur ini untuk mengatasi kehabisan stock sehingga dapat dibuat serangkaian aturan pada product.
- Purchase in different units of measure than sales, fitur ini merupakan fitur pembelian ke vendor yang biasanya dilakukan dalam jumlah besar dengan satuan yang mungkin berbeda dengan satuan pada penjualan.
b. Purchase Agreements
- Blanket orders and calls for tenders, fitur ini akan mengelola perjanjian yang cukup panjang mengenai harga pembelian dan juga penanganan tender pembelian.
- Control and know when vendor bills should be paid, dengan fitur ini kita dapat menentukan kapan melakukan pembayaran vendor.
c. Analyze the performance of your purchases, fitur ini akan
menganalisa kinerja pembelian.
Informasi lebih lengkap dapat mengunjungi link berikut : https://www.odoo.com/documentation/user/14.0/purchase.html
2. Modul Sales pada
Odoo ERP
a. Send an Offer
a)
Use
quotation templates, dengan menggunakan template penawaran maka kita akan
banyak menghemat waktu.
b)
Add
optional products, dengan menggunakan produk-produk lainnya kita dapat
melakukan cross-selling.
c)
Get a
signature to confirm an order, pelanggan dapat mengklik link konfirmasi pesanan
secara online.
d)
Get paid
to confirm an order, dengan pembayaran online maka kita dapat memproses
penerimaan pembayaran secara cepat dan aman.
e)
Use
quotations deadline to stimulate your customers, dengan menambahkan tanggal
kadaluwarsa penawaran maka akan memancing pelanggan untuk segera melakukan
pemesanan supaya dapat menikmati suatu penawaran khusus.
f)
Deliver
and invoice to different addresses, pada fitur ini dapat melakukan pengiriman
barang dan pengiriman pada alamat yang berbeda.
g)
Add
terms & conditions, pada fitur ini dapat menambahkan syarat dan ketentuan
pada pesanan penjualan.
b. Billing Method
a)
Invoice
based on delivered or ordered quantities, dengan fitur ini dapat memilih apakah
melakukan penagihan berdasarkan pesanan penjualan atau berdasarkan barang yang
telah dikirimkan.
b)
Request
a down payment, pada fitur ini dapat meyakinkan transaksi antara penjual dan
pembeli maka penjual dapat mengajukan uang muka.
c)
Send a
pro-forma invoice, pada fitur ini Pro-forma invoice ini merupakan draft invoice
sebelum invoice yang sebenarnya dikeluarkan.
d)
Invoice
based on time and materials, pada fitur ini dapat melakukan penagihan
berdasarkan timesheet dan juga biaya-biaya yang telah dikeluarkan dalam suatu
project. Jadi penagihan ini berkaitan dengan project management.
e)
Invoice
project milestones, pada project-project besar maka tahapan
penagihan-penagihannya berdasarkan milestone project. Bagian ini akan melakukan
penagihan berdasarkan milestone project.
f)
Re-invoice
expenses to customers, pada fitur ini karyawan bisa mengklaim pengeluaran, dan
klaim pengeluaran ini akan diklaim ke pelanggan dari project ini.
g)
Sell
Subscriptions, pada fitur ini dapat melakukan penjualan langganan atau
subscriptions. Dengan menjual subscriptions maka perusahaan dapat memiliki
revenue yang dapat diprediksi.
c. Product and Prices
- How to
import Products with Categories and Variants, Odoo ERP menyediakan import
produk yang bisa dientry dulu pada melalui aplikasi spredsheet seperti
Microsoft Excel, OpenOffice, Google Sheet dan lain sebagainya.
- Using
product variants, Pada Odoo ERP dapat melakukan manajemen variasi produk
misalnya ukuran, warna dan lain-lain. Produk variant ini disebut juga dengan
attribute.
- Default
Taxes, pada fitur ini dapat mendefinisikan pajak default jika suatu pajak tidak
didefinisikan dalam proses bisnis penjualan.
- Fiscal
Positions, pada fitur ini dapat mendefinisikan akun-akun yang digunakan
berkaitan dengan posting transaksi perpajakan.
- Taxes,
pada fitur ini dapat mendefinisikan berbagai perpajakan yang mungkin dalam
proses penjualan.
- Manage
process for B2B (tax excluded) and B2C (tax included), pada fitur ini dapat
mengelola price list termasuk pajak atau belum termasuk pajak.
- How to
adapat your process to your customers and apply discounts, pada fitur ini akan
mengelola struktur pricing dan discount.
- How to
sell in foreign currencies, pada fitur ini dapat mengelola penjualan dengan
mata uang asing.
d. How to give portal access rights to my customers, akan
memberikan akses Odoo ERP kepada pelanggan.
Informasi lebih lengkap dapat
mengunjungi link berikut :
https://www.odoo.com/documentation/user/14.0/sales.html
https://www.cybrosys.com/odoo/odoo-books/odoo-book-v14/sales-invoice/
3. Modul Finance
Accounting pada Odoo ERP
Modul
back office ini yang digunakan untuk semua jenis usaha untuk mengelola data
keuangan, mengendalikan cash flow perusahaan dan menyusun laporan keuangan dan
informasi keuangan lainnya agar dapat digunakan untuk mengambil keputusan.
Modul ini digunakan untuk menyediakan fasilitas Accounting and Finance yang di
dalamnya terdapat sub-sub modul yaitu:
a. Customers, dalam sub modul
customers dibagi lagi menjadi 5 sub-sub modul yaitu :
a) Customer Invoices
b) Customer Refunds
c) Sales Receipts
d) Customer Payments
e) Customers
b. Suppliers, dalam sub modul
suplliers dibagi lagi menjadi 5 sub-sub modul yaitu :
a) Supplier Invoices
b) Supllier Refunds
c) Purchase Receipts
d) Supplier Payments
e) Write Checks dan Suppliers
c. Bank and Cash, dalam sub
bab “Bank and Cash” memiliki 2 sub-sub bab yaitu :
a) Bank Statements
b) Cash Registers
d. Journal Entries, pada sub
bab ini terbagi menjadi 3 sub-sub bab seperti :
a) Journal Items
b) Journal Entries
c) Analytic Journal Items
e. Charts, dalam sub bab ini dibagi menjadi
3 sub-sub bab yaitu :
a) Chart of accounts
b) Chart of analytic accounts
c) Chart od taxes
f.
Budgets,
budgets untuk tahun setelah dapat
diprediksikan dua macam yaitu :
a) Budget Pessimistic
b) Budget Optimistic
g. Payment, dalam sub bab ini
hanya terdapat satu sub-sub bab yaitu payment order.
h. Assets, dalam sub bab ini
terdapat dua sub-sub bab yaitu :
a) Assets
b) Asset Hierarchy
i.
Payment
Follow-up, dalam sub bab ini dibagi menjadi
3 sub-sub bab yaitu :
a) Reconcile Invoices & Payments
b) Send Letters and Emails
c) Do Manual Follow-Ups
j.
Periodic
Processing, dalam sub bab ini dibagi menjadi 4 sub-sub bab yaitu :
a) Draft Entries
b) Reconciliation
c) Recuiring Entries
d) End of Period
k. Reporting, dalam sub bab ini dibagi menjadi 2 sub-sub bab
yaitu :
a) Legal Report
b) Generic Reporting
Informasi lebih lengkap dapat mengunjungi link berikut :
https://ghanishani.gitbooks.io/openerp-odoo/content/accounting_and_finance.html
Dengan mempelajari ERP kita bisa menyesuaikan kompetensi kita
dengan kemajuan tekologi serta kemudahan-kemudahan yang di berikan oleh sistem
ERP mampu kita manfaatkan dengan baik,tidak hanya memudahkan pengguna, ERP juga
dapat membantu perusahaan untuk berinvestasi dalam
jangka waktu yang panjang. Maka dari itu penting nya mempelajari ERP sejak
dibangku kuliah sangat penting agar nantinya kita dapat memiliki skill yang
dapat bermanfaat ketika kita terjun ke dunia kerja nanti.
Terdapat software lain yang digunakan oleh para akuntan,
antara lain seperti : Accurate, Zahir, dan MYOB. Namun dari masing-masing
software tersebut masih terdapat kekurangan jika dibandingkan dengan fitur dari
modul yang terdapat pada software Odoo ERP, berikut merupakan kekurangan dari
Accurate, Zahir, dan MYOB :
1.
MYOB
·
Format
neraca keuangan dengan standar Australia
·
Belum
terdapat fitur pelaporan pajak di Indonesia
·
Tidak
bisa digunakan secara bersamaan
·
Belum
tersedia fitur multi currency
· Belum tersedia fitur multi Gudang
2.
Zahir
·
Harga
software Zahir Accounting memiliki lisensi yang lebih mahal
·
Zahir
Accounting menghitung biaya per jam pada costing (akuntansi biaya) bukan
merupakan biaya yang sebenarnya.
·
Terdapat
keraguan pengguna untuk membeli software Zahir Accounting, karena versinya
mahal dan masih terdapat fitur yang tidak terpakai.
3.
Accurate
·
Tidak
bisa di custom
·
Tidak
mencakup seluruh Operasional Perusahaan
· Tidak mendapatkan Training Pembelian Baru
Comments
Post a Comment